Założenie firmy to zwykle mieszanka ekscytacji i niepewności. Z jednej strony: wizja zarabiania na własnych zasadach, rozwój, wolność w działaniu. Z drugiej: formalności, podatki, dokumenty, obowiązki wobec urzędów i zmieniające się przepisy. Już na starcie wiele osób zadaje sobie to samo pytanie: „Czy naprawdę muszę mieć księgowego, czy mogę poradzić sobie sam?”.
Pytanie o konieczność zatrudniania księgowego lub korzystania z biura rachunkowego to jedna z pierwszych wątpliwości każdego przedsiębiorcy. W polskim prawie brak jest bezpośredniego, generalnego nakazu posiadania księgowego dla każdej firmy. Istnieje jednak obowiązek prowadzenia księgowości.
W Kurp Office wierzymy, że rola księgowego dawno wykroczyła poza wprowadzanie faktur i wyliczanie VAT-u. Dla nas, księgowość to narzędzie do zarządzania firmą. W tym artykule, wyjaśniamy, dlaczego w dynamicznym świecie biznesu współpraca z partnerem, który patrzy na Twoje finanse z perspektywy “wczoraj, dziś i jutro”, jest kluczem do bezpieczeństwa i rozwoju.
Czy prawo nakazuje korzystanie z usług księgowego?
Nie ma w Polsce przepisu, który zobowiązywałby przedsiębiorcę do zatrudnienia księgowej lub podpisania umowy z biurem rachunkowym. Prawo wymaga jedynie, aby firma prowadziła księgowość zgodnie z obowiązującymi przepisami – niezależnie od tego, kto to robi. Oznacza to, że możesz prowadzić księgowość samodzielnie, o ile robisz to poprawnie i terminowo.
Warto jednak pamiętać, że brak obowiązku nie oznacza braku ryzyka. Przepisy podatkowe i księgowe zmieniają się bardzo często, a ich błędna interpretacja lub spóźnienie z rozliczeniem nie będzie tłumaczone tym, że przedsiębiorca działał sam. Urzędy rozliczają efekt, nie okoliczności. Dlatego choć prawo nie zmusza do korzystania z usług księgowych, dla wielu firm współpraca z biurem rachunkowym jest po prostu bezpieczniejszym i rozsądniejszym wyborem.
Jakie jest ryzyko samodzielnego prowadzenia księgowości?
Na pierwszy rzut oka samodzielne prowadzenie księgowości może wydawać się prostym sposobem na oszczędność. W praktyce jednak oznacza przejęcie pełnej odpowiedzialności za poprawność rozliczeń oraz za konsekwencje ewentualnych błędów. Ryzyko wynika z tego, że księgowość to nie tylko wprowadzanie faktur czy wysyłanie deklaracji. To również konieczność bieżącego śledzenia zmian w przepisach, interpretowania ich pod kątem własnej działalności, podejmowania świadomych decyzji podatkowych i dbania o to, aby wszystkie działania były udokumentowane w sposób zgodny z wymogami urzędów.
Samodzielna księgowość często prowadzi do nieświadomych błędów, które wychodzą na jaw dopiero podczas kontroli albo przy wysyłce kolejnych deklaracji, kiedy dokumenty z poprzednich miesięcy wymagają korekt. Każda korekta generuje dodatkowy stres, opóźnienia i ryzyko naliczenia odsetek lub kar. Dla wielu przedsiębiorców szczególnie problematyczne okazuje się prawidłowe rozliczanie kosztów i podatków, a także wybór odpowiednich ulg – bez właściwej wiedzy łatwo zapłacić więcej niż trzeba, albo przeciwnie, błędnie skorzystać z odliczenia, które nie przysługuje i narazić się na zarzut zaniżenia podatku.
Dużym zagrożeniem jest również działanie pod presją czasu. Systemy księgowe przypominają o terminach, ale nie odpowiadają za decyzje podatkowe. W natłoku obowiązków łatwo przegapić datę wysyłki deklaracji VAT czy składek ZUS, co skutkuje dodatkowymi kosztami i utratą wiarygodności wobec urzędów. Dla wielu przedsiębiorców problemem staje się także interpretacja korespondencji urzędowej. Wezwania, decyzje, interpretacje czy korekty mogą być niezrozumiałe, a niewłaściwa reakcja tylko pogłębia problem.
Ryzyko związane z samodzielnym prowadzeniem księgowości jest więc nie tylko finansowe, ale również organizacyjne i psychiczne. Czas poświęcony na naukę przepisów oraz pilnowanie formalności to czas, którego nie można przeznaczyć na rozwój firmy, sprzedaż czy obsługę klientów. W efekcie „oszczędność” często zamienia się w wyższy koszt: w postaci zmarnowanego czasu, większego stresu, błędów w dokumentach i konsekwencji, których można było w prosty sposób uniknąć, korzystając z profesjonalnego wsparcia.
KSeF - zmiany w prowadzeniu księgowości
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskiej księgowości ostatnich lat. Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w systemie państwowym oznacza całkowite odejście od tradycyjnego obiegu dokumentów i pełną digitalizację rozliczeń. Od momentu wejścia przepisów w życie każda faktura sprzedażowa będzie musiała być wystawiona, przesłana i zatwierdzona przez KSeF, zanim trafi do kontrahenta. To zmienia sposób pracy zarówno firm, jak i ich rozliczeń podatkowych.
Nowy system wymaga dostosowania procesów, narzędzi i oprogramowania, a także wdrożenia nowych standardów pracy wewnątrz firmy. Każdy błąd w strukturze faktury będzie skutkował odrzuceniem dokumentu przez system, a tym samym opóźnieniem w rozliczeniach. Przedsiębiorca musi również dbać o właściwe uprawnienia do systemu, bezpieczeństwo danych oraz zgodność terminów przesyłania. KSeF staje się jedynym oficjalnym źródłem dokumentów księgowych. To nie tylko zmiana techniczna, ale także formalna odpowiedzialność, która znacząco zwiększa ryzyko błędów przy samodzielnym prowadzeniu księgowości. To kolejny powód, aby rozważyć współpracę z profesjonalnym biurem księgowym.
Przeczytaj więcej w artykule:
Księgowy w Kurp Office: Partner, analityk, konsultant
W Kurp Office patrzymy na księgowość szerzej. Księgowy to nie tylko rejestrator faktur, ale kluczowy doradca ekonomiczny przedsiębiorstwa, który aktywnie uczestniczy w zarządzaniu firmą.
Nasza praca opiera się na strategii wsparcia “wczoraj, dziś i jutro:
1. Wczoraj: Bezpieczeństwo i poprawność
To podstawa, czyli standardowe obowiązki, które zdejmujemy z Twojej głowy:
✔️ Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami.
✔️ Terminowe i poprawne rozliczenia podatkowe (VAT, PIT, CIT) oraz ZUS.
✔️ Bieżąca interpretacja przepisów i reprezentacja przed urzędami.
✔️ Gwarancja bezpieczeństwa podatkowego i pełna odpowiedzialność za poprawność zapisów.
2. Dziś: Analityka i kontrola
Wykorzystujemy dane księgowe do realnego wsparcia w zarządzaniu:
✔️ Analiza płynności finansowej. Monitorowanie cash-flow i doradztwo w zakresie zarządzania zobowiązaniami i należnościami.
✔️ Ocena rentowności. Bieżące wskaźniki rentowności, analiza kosztów i przychodów, identyfikacja obszarów do optymalizacji.
✔️ Wsparcie operacyjne. Pomoc w interpretacji umów pod kątem ich skutków podatkowych i finansowych.
✔️ KSeF i digitalizacja. Aktywne wsparcie w dostosowaniu procesów do nowych wymogów prawnych, by zapewnić ciągłość i poprawność obiegu dokumentów.
3. Jutro: Konsulting i rozwój
Pomagamy podejmować świadome decyzje, które budują przyszłość Twojej firmy:
✔️ Analiza rentowności projektów. Ocena ekonomicznej opłacalności nowych inwestycji, linii biznesowych czy kontraktów.
✔️ Optymalizacja podatkowa. Doradztwo przy wyborze najkorzystniejszej formy opodatkowania i legalne wykorzystanie dostępnych ulg.
✔️ Planowanie budżetowe. Wsparcie w tworzeniu budżetów i prognoz finansowych, pozwalających na skuteczne zarządzanie ryzykiem.
✔️ Wsparcie w decyzjach inwestycyjnych. Analiza finansowa planowanych zakupów, kredytów i działań rozwojowych.
Współpraca z Kurp Office to coś więcej niż usługi księgowe. To inwestycja w stabilność, rozwój i Twój spokój ducha.
Księgowość staje się narzędziem: przestaje być ryzykownym obciążeniem i zamienia się w stabilny filar, który wspiera Cię w podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych, uwalniając Twój czas na to, co jest dla Ciebie najważniejsze, na rozwój firmy i obsługę klientów.